Laiko planavimas: 6 metodai, kurie padės suspėti

Straipsnio autorius: Danielius Goriunovas / Debesyla

Danielius Goriunovas / Debesyla

Dalinuosi ką patyręs, nes kažkas to manęs paprašė.

Sakoma, kad seniai seniai, prieš tūkstantį metų, 2014-tųjų gruodį, studentavo toks vaikinas Danieliaus vardu. Ir jam trūko laiko.

Naktimis jis skaičiavo metalo konstrukcijas, gėrė energetinius, o dienomis - norėjo rašyti tinklaraštį. Bet jam nesigavo. Nes studijos. Ir darbas. Ir noras dar pažiūrėti kokį serialą. Ir darrr... 😴

Danielius nusprendė: Per sausį išbandysiu 6 LAIKO VALDYMO technikas ir rasiu vieną, kuri pagaliau išties veiks!

Ir jis tai padarė. Tai va, tokia ta pasaka, vaikučiai... Labanakt!

Ką sakote? Norite išgirsti istoriją plačiau? Na gerai, leiskite, papasakosiu kaip Danielius tikrino 6 laiko planavimo metodus ir kaip rado vieną, kuris tiko netgi jam.

„Nes jei tau iki šiol nepavykdavo planuoti laiko - tikėtina, kad planavai tiesiog NE TUO BŪDU.“

Čia tipo kažkas protingas tai sakė, bet negaliu juk vaikams išduoti, kad tai ką tik pats išgalvojau... Mmm... Žodžiu. Skaityk toliau? 

1) Norinčiam aiškaus tikslo: ABC metodas + Pareto principas

Šis būdas patiks tiems, kurie nenori sudėtingų sistemų, o pageidauja tik paprasto metodo atsirinkti, ką ir kokia tvarka daryti pirmiausiai.

Aš naudojau sąsiuvinį ir pieštuką, bet suveiks ir kompiuteriniai metodai.

Naudojantis ABC metodu visi galimi darbai išskirstomi į tris dalis: (A) svarbius ir skubius, (B) svarbius ir neskubius bei (C) nei svarbius, nei skubius.

Tuomet Pareto principu išskirstyti darbai sudėliojami į apčiuopiamesnį tvarkaraštį. Kaip šis principas teigia - 80% darbų gali būti padaryti per 20% laiko, o likę 20% per 80% laiko.

Kitaip tariant, norint atsikratyti didžiosios dalies darbų (svarbių ir skubių), pirmiausiai reiktų atlikti 80% trumpųjų. O norint sumažinti galbūt neverto darbo kiekį - pradėti atsisakymą nuo likusių 20%. 1

Jei sudomino - štai apie šiuos metodus išsamiau:

2) Norinčiam matyti procesą: Kanban

Jei savo mintis dažnai žymi naudojant rodykles ar spalvas - Kanban būtent tau. Tai iš visų šešių vizualiausia sistema.

Aš naudojau veidrodį, bet taip pat gerai veikia ir kiti lygūs, švarūs paviršiai.

Kanban paremta proceso (darbo kelio) stebėjimu. Vienam gale išdėstomi dar nepradėti darbai, antrame - jau pabaigti. Per vidurį viskas tarp šių dviejų taškų. Tai padeda matyti, kiek (ir kokių) darbų yra daroma šiuo metu bei kiek jų jau atlikta.

Atnaujinimas: Šia sistema naudojausi ilgą laiką ir po iššūkio. Tiesą sakant - ji turbūt geriausia sistema, jei turi daug lygiagrečių darbų, kuriuos tarpuose kažkas turi perimti. Pavyzdžiui straipsnių juodraščius rašau aš, o kiti komandos nariai taiso ir kuria dizainą. 4 Pabaigoje grįžtu aš.

Jei tavo darbas komandinis - ši sistema padės. 5

Plačiau apie Kanban, gali atrasti čia:

3) Norinčiam auginti save: Weekplan

Ar nori vienu metu ne tik sekti savaitės darbus, bet kartu ir lavinti save bei savo įgūdžius? Weekplan padės. Tai sistema, kurią sukūrė Stephen Covey, knygos „7 Efektyviai veikiančių žmonių įpročiai“ 6 autorius. Tikiu, kad šią knygą girdėjai - ji kartais įvardinama kaip viena geriausių saviugdos knygų. 7

Aš naudojau popierinę versiją.

Kiekvienam iš tavo savigudos tikslų (suskirstytų pagal tavo siekius darbe, šeimoje, sveikatingume ar kaip tik norėtum) savaitės plane skirta atskira vieta. Šie darbai nėra įrašomi į ilgą, nesibaigiantį sąrašą, taigi nepasimes savaitės eigoje.

Plačiau apie sistemą ir naudingos nuorodos:

4) Turinčiam daug minčių: Getting Things Done

Nors tai viena iš sudėtingesnių sistemų (iš čia minimų - sudėtingiausia), bet ji savo darbą atlieka nuo~sta~biai. Taip nuostabiai, kad sistemos gimtinėje JAV ji tarp direktorių ir kitų vadovų tapo beveik religija.

Tai dubenėlis, į kurį dėjau visas į galvą šovusias mintis.

Sistema išsprendžia vieną iš pagrindinių produktyvumo problemų: žmogaus smegenys, kai jose sukasi klausimai, ką daryti toliau, neveikia taip puikiai, kaip būdamos laisvos. 8

Šią problemą GTD išsprendžia per paprastą procesą:

  1. Surinkimas - visi darbai ir informacija „išmetami“ iš aktyvių minčių į laikiną išsaugojimo vietą (žr. galimą variantą fotografijoje). 9
  2. Atrūšiavimas - visi darbai, kuriuos gali padaryti per 2 minutes, atliekami iš karto, darbai, kurie neturi apibrėžto tikslo ar sprendimo, atidedami į „idėjų saugyklą“, o visi likę - suplanuojami savaitei. 10
  3. Vėl atrūšiavimas - kartojamas kartą per dieną ir kartą per savaitę.

Plačiau apie GTD sistemą:

5) Norinčiam turėti laisvę rinktis: Final Version

Įsivaizduok - kas, jei galėtum rinktis, ką daryti toliau, klausydamas vien savo akimirkos troškimų ir vis tiek spėtum pabaigti darbus laiku? Final version 12 padeda pasiekti būtent tai.

Tai ne mano užrašai, bet maniškiai atrodė labai panašiai.

Principas paprastas: visus savo darbus susirašyk į vieną ilgą sąrašą, o tada jį versk ir žiūrėk visus punktus iš eilės. Aptikęs vieną, kurį norėtum užbraukti (pavyzdžiui, atsakyti į laiškus el. pašte), pasižymėk jį taškeliu. Tuomet eik ir ieškok kito darbo, kurį norėtum padaryti PIRMIAU pirmojo, pavyzdžiui „paskambinti mamai“. 13 Taip kartok peržiūrą, kol neberasi darbų, kuriuos nori daryti pirmiausiai.

Išrinkęs darbus (dažniausiai jų susidarys apie 3-4), atlik juos iki galo. Pabaigtus darbus išbrauk iš sąrašo ir procesą kartok.

Ši sistema taip įgauna du privalumus:

  1. Visi darbai tavo sąraše tampa vienodai svarbūs, taigi nesustojama kažkur sąrašo pradžioje ties sudėtingiausiais darbais. 14
  2. Darbo seką pasirenkant pačiam pagal bet kokius įgeidžius, nebelieka noro darbus atidėlioti. 15

Yra ir trečiasis privalumas – skubios užduotys, akivaizdžiai, atliekamos skubiau. Bet apie tai plačiau skaityk čia:

6) Tam, kuriam planuoti laiko nėra noro: Be sistemos

Jei tau nėra noro (ar reikalo) planuoti laiką – geriau ir nevargti. Begalės žmonių gyveno ir vis dar gyvena neplanuodami savo dienų. Gyvena laimingai net ir nebūdami itin efektyvūs.

Nes ko vertas efektyvumas, jei tai žudo tavo kūrybiškumą ar per jį nesijauti laimingas? Galbūt esi žmogus, turintis mažai darbų. Arba turi vos vieną. Galbūt tu, kaip mano mama, kurianti rankų darbo lėles, trokšti ramiai gyventi besidžiaugdama akimirkomis ir per metus besikeičiančiu sodu. 17

Tau produktyvumo sistemos nereikia, jei neturi, ką su ta sistema veikti.
Ir tame nėra nieko blogo.

Taigi turiu du klausimus:

  1. O kaip TU planuoji savo laiką?
  2. ...Ir jei neplanuoji niekaip - kurį šių būdų išbandysi šiandien?

Prašau, pasidalink savo atsakymu!


  1. Išmesti šiuos niekinius darbus tau padės upės filosofiją.

  2. Beje, rekomenduoju ir likusį Ivetos tinklaraštį. Nepaisant, kad jis šiek tiek miręs, kai kurie jos tekstai išties šaunūs.

  3. Šaunus ir Povilo tinklaraštis. Nėra labai išsamus, bet yra, ką skaityti.

  4. Vienas su visais savo projektais ir idėjomis vargiai apsisukčiau. Todėl samdau redaktorius ir dizainerius, kuriais pasitikiu.

  5. Ne veltui Kanban buvo sukurtas būtent Toyota gamykloje. Toyota jau ilgiau nei pusę šimto metų yra viena pajėgiausių automobilių gamintojų pasaulyje būtent dėl šios sistemos taikymo.

    Papildomai: Šią sistemą, kaip man pats išdavė, naudoja ir Alex Monaco savo dizaino projektų įmonėje. Jis dažnai giria Trello.

  6. Lietuviškai išleista 2014 metais leidyklos Mijalba, originalo kalba „The 7 Habits of Highly Effective People“, pirmas leidimas 1989 metais.

  7. Nors aš, asmeniškai, vertinčiau ją tik 3 debesimis iš 5.

  8. Ar pastebėjai, kad vienos geriausių idėjų šauna prausiantis duše, sėdint autobuse be telefono rankose ar, kartais juokingai, sekso metu? Būtent - mes esame kūrybiškiausi „Tinginystės“ akimirkomis. Apie tai pasakoju ir „Tinginio manifeste“.

  9. Kitos galimos vietos gali būti ir ankščiau minėti Trello, mano naudojamas OneNote, populiarus Evernote ar paprasčiausiai tokio Virsmai(.lt) autoriaus Martyno giriamos popierinės užrašinės.

  10. Šiaip, ką pastebėjau per savo kūrybinius metus - geriausiai neplanuoti toliau nei savaitei į priekį. Per šį laiką gali pasikeisti pernelyg daug. Apie neplanavimo naudą ir knygose kaip Jason Fried „Nedirbk“, kurios mano rašytą apžvalgą irgi gali perskaityti.

  11. Yra ir lietuviškas vertimas, tačiau šiame leidime buvo gausu vertimo klaidų ir iliustracijų neatitikimų. Rekomenduoju šią sutrauktą versiją angliškai.

  12. Taip, tai oficialus pavadinimas...

  13. Nes tai galbūt yra svarbiau.

  14. Kurių galbūt tau išvis nereikia atlikti...

  15. Panašiai, kaip išmokau ankstyvo kėlimosi iššūkio metu. Jei dažnai atidėlioji - rekomenduoju perskaityti šį pasakojimą.

  16. Sistemos autorius yra vienas tų autorių, kurie vertina informaciją, ne jos išvaizdą, taigi štai jo pilnas tinklaraštis. Gali būti sudėtinga ką rasti, bet kai rasi - apsidžiaugsi. 🙂

  17. Beje, dėl šio ramaus sodo aš ir apsigyvenau tėvų kaimynystėje. Tarp mūsų sklypų nebeliko nė tvoros ir pavasarius leidžiu po dar senelių sodintomis obelimis.

  • Pati vadovaujuosi panašiu į Finalą Version būdu, tačiau pastebėjau gana dažną darbų atidėliojimą. Skaitydama straipsnį supratau, kad vienai dienai prisiplanuoju per daug itin skirtingų darbų. Kad ir kaip bebūtų, nėra geresnio jausmo kaip prie padaryto darbo/punkto padėti pliusiuką.

    • Ak, tikrai smagu užsibraukinėti darbus! 😀 Tada manau geriausia turbūt juos padalinti į mažytes dalytes? 🙂

      • O taip, man kaip vaikui reikia kuo greitesnio rezultato, todėl ir darbus stengiuosi suskirstyti kuo mažesniais etapais. Nes kai darai darai ir pabaigos nesimato, nebekyla rankos. Norisi tą pliusą pasidėti, tiksliau aš raudonai užbraukiu, kad aiškiai matyčiau 🙂 Tam naudoju pačią paprasčiausią kamštinę lentą su mediniu rėmu ant kurios prisegu savaitės darbus. Iš pradžių svarbiausius mėnesio kabinau, bet per daug juodos spalvos būdavo ir didžiąją dalį darydavau paskutinę savaitę, tad dabar lengviau, nors ir būna, jog žinau, kad nedegantis, padarysiu kitą savaitę, bet progresas tikrai jaučiasi.

  • Yra dar toks neprastas būdas, gal labiau užsirašymo,kad nepamirštum. Būna kalendorinės knygos, kurių puslapių vienas kampas padarytas taip, kad lengvai nusiplėštų ir užsirašai, kokius darbus darai ar turi padaryti tą dieną. Pvz. Paskambinti dėl kažkokio reikalo. Visus darbus, kuriuos padarai išbrauki, o prie pradėtų ir pilnai nepabaigtų pasidedi varnelę ir kai jau nebelieka neišbrauktų darbų-nuplėši tą kampuką. Taip puikiai gali matyti, kiek ir kokioj dienoj yra nepabaigtų darbų, nes lengvai surasi, kur yra nenuplėštas kampukas 🙂

    • Ačiū, Aurimai, gera priežastis tuomet pirkti tokius kalendorius. Visai pamiršau, kad tikrai tokie būna 🙂

  • >