6 Išskirtiniai laiko planavimo būdai Ir detalūs aprašymai, kuris būdas tiktų tau

Jei nukeliautum laiku atgal ir paklaustum jaunesnio manęs, kodėl neplanuoju savo darbų, aš turbūt į tave sužvairuočiau ir atšaučiau:

Planuoti? Oi ne! Aš jau bandžiau vieną būdą ir jis man VISAI nepatiko.
Tai visiškai ne man!

…Ir Dievaži, kaip būčiau nusišnekėjęs. Aš tuo metu buvau išbandęs vos vieną laiko planavimo būdą (ir visiškai nepaisęs rekomenduotų taisyklių) ir jau spėjęs nusivilti amžiams.

Tuomet dar nežinojau, kad būdų planuoti laiką yra daugiau nei vienas. Ir, kad kai kurie jų skiriasi kaip diena nuo nakties ar kiaušinienė nuo šokolado.

Mano iššūkis su laiko planavimu.

Šį 2014 metų gruodį patyriau bene didžiausią nebaigtų darbų sukeltą streso bangą per savo gyvenimą. Aš buvau prisižadėjęs rašyti į Debesylą, norėjau plėsti šį žurnalą bei reklamuoti, o dar turėjau baigti semestro darbus per mažiau nei dvi savaites.

Tuomet iš šių tikslų pasiekiau nedaugelį.

Po kelių streso ir neišmiegotų naktų savaičių nusprendžiau keistis – pasiryžau per sausį išbandyti bent 5 visiškai skirtingus laiko planavimo būdus ir surasti vieną, kuris tiktų mano gyvenimo stiliui.

Turbūt nenuostabu, kad iš šios laiko tvarkymo sistemų įvairovės net aš radau sau artimą. Todėl galiu drąsiai sakyti – jei manei, kad laiko planavimas ne tau – gali būti, kad klysti.

Galbūt paprasčiausiai dar neradai laiko planavimo sistemos,
kuri tiktų TAVO mąstymo ir gyvenimo būdui.

6 Skirtingi laiko planavimo būdai ir kuris iš jų tiktų tau?

Nieko nelaukiant, štai laiko tvarkymo būdai, kuriuos išbandžiau per šį mėnesį ir aprašymai, kam jie geriausiai tinka:

1) Norinčiam aiškaus tikslo: ABC metodas + Pareto principas.

Šis būdas patiks tiems, kurie nenori sudėtingų sistemų, o pageidauja tik paprasto metodo atsirinkti, ką ir kokia tvarka daryti pirmiausiai.

.
Aš naudojau sąsiuvinį ir pieštuką, bet suveiks ir kompiuteriniai metodai.

Naudojantis ABC metodu visi galimi darbai išskirstomi į tris dalis: (A) svarbius ir skubius, (B) svarbius ir neskubius bei (C) nei svarbius, nei skubius.

Tuomet Pareto principu išskirstyti darbai sudėliojami į apčiuopiamesnį tvarkaraštį. Kaip šis principas teigia – 80% darbų gali būti padaryti per 20% laiko, o likę 20% per 80% laiko.

Kitaip tariant, norint atsikratyti didžiosios dalies darbų (svarbių ir skubių), pirmiausiai reiktų atlikti 80% trumpųjų. O norint sumažinti galbūt neverto darbo kiekį – pradėti atsisakymą nuo likusių 20%. 1

Jei sudomino – štai apie šiuos metodus išsamiau:

2) Norinčiam matyti visą procesą: Kanban sistema.

Jei savo mintis dažnai žymi naudojant rodykles ar spalvas – Kanban būtent tau. Tai iš visų šešių vizualiausia sistema.

Aš naudojau veidrodį, bet taip pat gerai veikia ir kitokie paviršiai.
Aš naudojau veidrodį, bet taip pat gerai veikia ir kiti lygūs, švarūs paviršiai.

Kanban paremta proceso (darbo kelio) stebėjimu. Vienam gale išdėstomi dar nepradėti darbai, antrame – jau pabaigti. Per vidurį viskas tarp šių dviejų taškų. Tai padeda matyti, kiek (ir kokių) darbų yra daroma šiuo metu bei kiek jų jau atlikta.

Atnaujinimas: Šia sistema naudojausi ilgą laiką ir po iššūkio. Tiesą sakant – ji turbūt geriausia sistema, jei turi daug lygiagrečių darbų, kuriuos tarpuose kažkas turi perimti. Pavyzdžiui straipsnių juodraščius rašau aš, o kiti komandos nariai taiso ir kuria dizainą. 4 Pabaigoje grįžtu aš.

Jei tavo darbas komandinis – ši sistema padės. 5

Plačiau apie Kanban, gali atrasti čia:

3) Norinčiam auginti save: Weekplan.

Ar nori vienu metu ne tik sekti savaitės darbus, bet kartu ir lavinti save bei savo įgūdžius? Weekplan padės. Tai sistema, kurią sukūrė Stephen Covey, knygos „7 Efektyviai veikiančių žmonių įpročiai“ 6 autorius. Tikiu, kad šią knygą girdėjai – ji kartais įvardinama kaip viena geriausių saviugdos knygų. 7

Aš naudojau popierinę versiją. :: Spausk ant nuotraukos, kad priartintum
Aš naudojau popierinę versiją. Spausk ant nuotraukos, jei nori pamatyti raiškesnį vaizdą.

Kiekvienam iš tavo savigudos tikslų (suskirstytų pagal tavo siekius darbe, šeimoje, sveikatingume ar kaip tik norėtum) savaitės plane skirta atskira vieta. Šie darbai nėra įrašomi į ilgą, nesibaigiantį sąrašą, taigi nepasimes savaitės eigoje.

Plačiau apie sistemą ir naudingos nuorodos:

4) Turinčiam daug minčių: Getting Things Done.

Nors tai viena iš sudėtingesnių sistemų (iš čia minimų – sudėtingiausia), bet ji savo darbą atlieka nuo~sta~biai. Taip nuostabiai, kad sistemos gimtinėje JAV ji tarp direktorių ir kitų vadovų tapo beveik religija.

Tai dubenėlis į kurį dėjau visas į galvą šovusias mintis.
Tai dubenėlis, į kurį dėjau visas į galvą šovusias mintis.

Sistema išsprendžia vieną iš pagrindinių produktyvumo problemų: žmogaus smegenys, kai jose sukasi klausimai, ką daryti toliau, neveikia taip puikiai, kaip būdamos laisvos. 8

Šią problemą GTD išsprendžia per paprastą procesą:

  1. Surinkimas – visi darbai ir informacija „išmetami“ iš aktyvių minčių į laikiną išsaugojimo vietą (žr. galimą variantą fotografijoje). 9
  2. Atrūšiavimas – visi darbai, kuriuos gali padaryti per 2 minutes, atliekami iš karto, darbai, kurie neturi apibrėžto tikslo ar sprendimo, atidedami į „idėjų saugyklą“, o visi likę – suplanuojami savaitei. 10
  3. Vėl atrūšiavimas – kartojamas kartą per dieną ir kartą per savaitę.

Plačiau apie GTD sistemą:

5) Norinčiam turėti laisvę rinktis: Final Version.

Įsivaizduok – kas, jei galėtum rinktis, ką daryti toliau, klausydamas vien savo akimirkos troškimų ir vis tiek spėtum pabaigti darbus laiku? Final version 12 padeda pasiekti būtent tai.

Tai ne mano užrašai, bet jie atrodo labai panašiai.
Tai ne mano užrašai, bet maniškiai atrodė labai panašiai.

Principas paprastas: visus savo darbus susirašyk į vieną ilgą sąrašą, o tada jį versk ir žiūrėk visus punktus iš eilės. Aptikęs vieną, kurį norėtum užbraukti (pavyzdžiui, atsakyti į laiškus el. pašte), pasižymėk jį taškeliu. Tuomet eik ir ieškok kito darbo, kurį norėtum padaryti PIRMIAU pirmojo, pavyzdžiui „paskambinti mamai“. 13 Taip kartok peržiūrą, kol neberasi darbų, kuriuos nori daryti pirmiausiai.

Išrinkęs darbus (dažniausiai jų susidarys apie 3-4), atlik juos iki galo. Pabaigtus darbus išbrauk iš sąrašo ir procesą kartok.

Ši sistema taip įgauna du privalumus:

  1. Visi darbai tavo sąraše tampa vienodai svarbūs, taigi nesustojama kažkur sąrašo pradžioje ties sudėtingiausiais darbais. 14
  2. Darbo seką pasirenkant pačiam pagal bet kokius įgeidžius, nebelieka noro darbus atidėlioti. 15

Yra ir trečiasis privalumas – skubios užduotys, akivaizdžiai, atliekamos skubiau. Bet apie tai plačiau skaityk čia:

6) Tam, kuriam planuoti laiko nėra noro: Be sistemos.

Jei tau nėra noro (ar reikalo) planuoti laiką – geriau ir nevargti. Begalės žmonių gyveno ir vis dar gyvena neplanuodami savo dienų. Gyvena laimingai net ir nebūdami itin efektyvūs.

Nežinau kaip jūs, bet aš dar niekad nemačiau katės planuojančios laiką.
Nežinau kaip jūs, bet aš dar niekad nemačiau laiką planuojančios katės.  ::  Autr. Flik

Nes ko vertas efektyvumas, jei tai žudo tavo kūrybiškumą ar per jį nesijauti laimingas? Galbūt esi žmogus, turintis mažai darbų. Arba turi vos vieną. Galbūt tu, kaip mano mama, kurianti rankų darbo lėles, trokšti ramiai gyventi besidžiaugdama akimirkomis ir per metų laikus besikeičiančiu sodu. 17

Tau produktyvumo sistemos nereikia, jei neturi, ką su ta sistema veikti.
Ir tame nėra nieko blogo.

Taigi pabaigai turiu tau du klausimus:

  1. O kaip TU planuoji savo laiką?
  2. …Ir jei neplanuoji niekaip – kurį šių būdų išbandysi šiandien?

Prašau, pasidalink atsakymu komentaruose. Juk įdomu! ;)

Planuojantis,
Debesyla


  1. Išmesti šiuos niekinius darbus tau padės upės filosofiją.

  2. Beje, rekomenduoju ir likusį Ivetos tinklaraštį. Nepaisant, kad jis šiek tiek miręs, kai kurie jos tekstai išties šaunūs.

  3. Šaunus ir Povilo tinklaraštis. Nėra labai išsamus, bet yra, ką skaityti.

  4. Vienas su visais savo projektais ir idėjomis vargiai apsisukčiau. Todėl samdau redaktorius ir dizainerius, kuriais pasitikiu.

  5. Ne veltui Kanban buvo sukurtas būtent Toyota gamykloje. Toyota jau ilgiau nei pusę šimto metų yra viena pajėgiausių automobilių gamintojų pasaulyje būtent dėl šios sistemos taikymo.

    Papildomai: Šią sistemą, kaip man pats išdavė, naudoja ir Alex Monaco savo dizaino projektų įmonėje. Jis dažnai giria Trello.

  6. Lietuviškai išleista 2014 metais leidyklos Mijalba, originalo kalba „The 7 Habits of Highly Effective People“, pirmas leidimas 1989 metais.

  7. Nors aš, asmeniškai, vertinčiau ją tik 3 debesimis iš 5.

  8. Ar pastebėjai, kad vienos geriausių idėjų šauna prausiantis duše, sėdint autobuse be telefono rankose ar, kartais juokingai, sekso metu? Būtent – mes esame kūrybiškiausi „Tinginystės“ akimirkomis. Apie tai pasakoju ir „Tinginio manifeste“.

  9. Kitos galimos vietos gali būti ir ankščiau minėti Trello, mano naudojamas OneNote, populiarus Evernote ar paprasčiausiai tokio Virsmai(.lt) autoriaus Martyno giriamos popierinės užrašinės.

  10. Šiaip, ką pastebėjau per savo kūrybinius metus – geriausiai neplanuoti toliau nei savaitei į priekį. Per šį laiką gali pasikeisti pernelyg daug. Apie neplanavimo naudą ir knygose kaip Jason Fried „Nedirbk“, kurios mano rašytą apžvalgą irgi gali perskaityti.

  11. Yra ir lietuviškas vertimas, tačiau šiame leidime buvo gausu vertimo klaidų ir iliustracijų neatitikimų. Rekomenduoju šią sutrauktą versiją angliškai.

  12. Taip, tai oficialus pavadinimas…

  13. Nes tai galbūt yra svarbiau.

  14. Kurių galbūt tau išvis nereikia atlikti…

  15. Panašiai, kaip išmokau ankstyvo kėlimosi iššūkio metu. Jei dažnai atidėlioji – rekomenduoju perskaityti šį pasakojimą.

  16. Sistemos autorius yra vienas tų autorių, kurie vertina informaciją, ne jos išvaizdą, taigi štai jo pilnas tinklaraštis. Gali būti sudėtinga ką rasti, bet kai rasi – apsidžiaugsi. :)

  17. Beje, dėl šio ramaus sodo aš ir apsigyvenau tėvų kaimynystėje. Tarp mūsų sklypų nebeliko nė tvoros ir pavasarius leidžiu po dar senelių sodintomis obelimis.

22 netikėtos mintys... Prisijunk ir tu!

avatar
Rikiuoti pagal:   naujausius | seniausius | mėgstamiausius
Valtininkas

O, puikus, straipsnis, gaila tik dabar jį atradau!
Noriu pakomentuoti dėl Weekplan, nes man atrodo, kad akcentas yra ne toje vietoje – esmė yra ne savaitės darbų planavimas (Getting things done taip pat turi kalendorių ir iš viso kaip galima gyventi be kalendoriaus), o gyvenimo suskaidymas į sritis ir darbas su kiekviena atskirai – mokslai, darbas, mityba, sveikata, hobis 1, hobis 2. Tada paprasčiau nustatyti kuris darbas yra svarbesnis (man tai visada sunku), nes sprendimas priimamas ne dėl konkretaus darbo, bet dėl to, kuri sritis yra svarbesnė. Ir taip, tobulėti ši sistema labai labai padeda. Ir susivokti ką veiki gyvenime, nes kai prireikia visas visas gyvenimo veiklas suskaidyti į tam tikras sritis, pamatai, kad pvz. turi 20 hobių ir tada suvoki, kodėl nėra laiko išnešti šiukšles.

Norėčiau balsuoti už Weekplan, bet be Getting Things Done, kurį naudoju darbe manęs lauktų lėta mirtis…

Danielius

Išties geri pastebėjimai, Martynai. Weekplan tikrai gal ir ne į tai ką derėtų koncentravausi – turbūt dėl to, kad pati sistema nesužavėjo. Ačiū už pataisymus :))

Beje, kaip čia yra – Valtininkas akcentuoja paprastumą, bet naudoji bene sudėtingiausią kada mano regėtą laiko valdymo sistemą? :o

Valtininkas

Na, sistema naudojama supaprastinti galvojimo procesą. Jeigu naudočiau paprastą sistemą – reikėtų sudėtingo galvojimo. Jeigu sudėtinga sistema – paprastas galvojimas. Gyvenimas vis bando apsimesti sudėtingu, todėl reikia jį vis įstatyti į vėžes :)

Jurgita
Jurgita

Aš savo laiką planuoju 5 būdu, ir laiko planavimas yra nuostabiausias dalykas kurį pradėjau! :D Pagaliau darbai nepasimiršta, visuomet žinai, ką turi padaryti ir iki kada! Planuoti turėtų kiekvienas :)

Shanti
Shanti

Aš savo laiką mėgstu planuoti 5 ir 6 būdu. :D Šiuo metu neturiu laiko laiko planavimui, bet kai laiko turėjau, tai susidarydavau sekančios dienos planų sąrašą ir tada žiūrėdavau, ką jau padariau, tą apvesdavau. Kai jausdavausi neturinti ką veikti, vėl žiūrėdavau į tą sąrašą, ko dar nepadariau. Bet iki didžiausių smulkmenų neplanuodavau ir daug laisvės sau pasilikdavau.

Dalia Babkova

Esu pirmus tris išbandžius. Gera informacija!

Danielius

Liko dar trys!

Marija
Marija

Manau, kad pabandysiu apjungtą variantą :)
Weekplanner – planavimas pasižymint deadline'us :) Juk savaime suprantama, kur keliaus paskutinės kelios valandos, tai kam save dar apgaudinėt. Bet užtat prieš akis matai, kad tas laikas bus užimtas ir galbūt daugiau nieko ten negrūsi. Bet apskritai, dauguma darbų, ypač tų, kurie turi deadline'us, arba turi "susitikimo vietas" planuojasi ir organizuojasi tik cikliškai savaitėmis.
Kanban – dideliems ilgalaikiams projektams, kuriuose sumaištis nelabai pageidaujama, bet progreso sekimas pageidaujamas (nes būtent jie dažniausiai ilgai nepajuda iš vietos per visokias smulkmes). (mėnesinė sistema, po mėnesio giljotina nejudantiems projektams?)
ir GTD konvertuojant į Final version ir atvirkščiai, t.y. susidarai tą ilgą sąrašą (gali pasidaryti keletą kopijų, ar šiaip spausdintis Word dokumentą). Kai tik jauti, kad stabdosi, arba nepatinka, šast, susikarpai :D ir naudoji GTD. (Galbūt tai dieninė sistema? Kita diena – nauja daina) Arba šiaip – kas iš GTD trukdo pasidaryti tą final version? Kad ir sudedant 20 lapelių į "sąrašą". Gali netgi pasistengti, kad tarp jų būtų tie patys svarbiausi ir naujausi.

Danielius

O, visai gražiai susijungia viskas! Patinka ta dalis su nužudymu po mėnesio, tai būtina yra. :)

Kristina
Kristina

5. Final Version visada naudojuosi, bet norėčiau kitą variantą išbandyti, nes pasižymiu, tada padarau lengviausius ir nebūtiniausius darbus, kurie galėtų palaukti:) o sunkiausi vis tiek lieka, ir būna taip, kad net nepasidarau jų..:/

Danielius

O turiu jums klausimą: tie darbai sunkiausi dėl to, kad yra sudėtingi, ar dėl to, kad tiesiog labai nesinori juos daryti?

Labai dažnai darbai kuriuos nenorime daryti atrodo kaip sudėtingiausi. Ne veltui ir atidėliojama. Galbūt nedaryti sunkių darbų ir buvo protingas pasirinkimas?

Justinas
Justinas

Puiki apzvalga, Danieliau! As irgi visus jau isbandziau ir manau, kad turiu 7 varianta. Na gal toki 6.5 labiau. Vadinasi sistema pagal poreiki (ka tik sugalvojau, turbut pavadinimas keisis). Esu is tu, kuriam rutina nera pats megstamiausias dalykas, bet darbu atsiranda kaip amerikietiskais kalneliais vazinejant.

Per mokslo metus, visu projektu ir darbu apzvalgai naudojai Kanban sistema, bet rytais atsikeles imdavausi ABC + Pareto. Per atostogas dazniausiai naudodavau Final Version issitraukes savo apdulkejusi "noru ir svajoniu" sarasa, o darbe dazniausiai WeekPlanneriu naudojuosi :)

Moralas? Kartais apsimoka pasikinkyt kelias sistemas arba is ju nusilipdyt hibrida pagal poreikius, svarbu tik nebijot lauzyt taisykliu :)

Danielius

Oho koks mišinys. Ar tai pasiteisina? Visad atrodė, kad viena sistema geriau, nei milijonas skirtingų, kur pats pameti ką buvai suplanavęs ir ką darai tuo metu. :)

Dalia Babkova

:) kai reikės, galėsiu atsiversti šį straipsnį ;)

Odeta V-e
Odeta V-e

Ačiū Danieliau kaip tik to man reikėjo, reiks pabandyti.

Tadas Makčinskas
Tadas Makčinskas

Būtų gražu nurodyti šaltinį iš kurio buvo paimta informacija!

Danielius

Ponas, baikite juokauti ir skaitykite straipsnį ;-)

Simonas
Simonas

O aš net neturiu laiko planuoti… :(

Laura
Laura

Mėginau Weekplan – patiko susidarinėt smagu. Bet niekada neįgyvendinu…. :( Esu totaliai nedisciplinuota, ir vargu ar turiu šansą pasikeisti. Dabar meginsiu kanban – namie daug veidrodžių galėsiu va taip išmėginti :D

Danielius

O Final Version nenori išbandyti? Ten kaip tik nedisciplinuotiems žmonėms – jei nori darai, jei nenori nedarai – tavo pasirinkimas. Sumažėja noras atidėlioti ir neįgyvendinti. :)

Paulius
Paulius

B. Kol kas neplanuodavau savo dienotvarkės, laiko…
Na, pasirinkau Final Version būdą ir bandysiu tai išmėginti kuo greičiau.

Danielius

Nekantrausiu išgirsti kaip sekėsi! Tikrai žinau, kad netrūksta žmonių, kuriems ji veikia visu 110 procentų. :)

wpDiscuz